第一条 为确保协会各项工作规范、高效、优质，依据《广东省行业协会条例》和《汕头市燃气协会章程》制定本制度。
　　第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。
　　第三条 秘书处行文使用两个文号，即“汕燃协”和“汕燃协秘”。“汕燃协”是以协会名义发出的文件。包括上行文、平行文和下行文（对会员单位）等正式文件，需编文号及加盖协会印章。“汕燃协秘”是以秘书处的名义发出的文件。主要是各部（室）具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件，需编文号及加盖秘书处印章。
　　第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报秘书长或会长批示签发，并负责文件的文号编发、承印和上报下发等工作。
　　第五条 以“汕燃协”发出的各类文件由本会会长签发，以“汕燃协秘”发出的各类文件由本会秘书长签发。
　　第六条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
　　第七条 各类文件行文需使用《汕头市燃气协会文件稿》报批。
　　第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
　　第九条 秘书处根据来文来函的性质和保密等级填写《汕头市燃气协会文件阅办单》，报秘书长或协会领导阅批。
　　第十条 协会或秘书处每年收文或发文，应在当年底按时间顺序装订成册，加上标识后归档保存。
　　第十一条 协会的各类印章实行集中管理、按权限审批使用并登记存档的管理制度。
　　第十二条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。
　　第十三条 “汕头市燃气协会”印章的使用由本会会长审批。“汕头市燃气协会秘书处”印章的使用由本会秘书长审批。
　　第十四条 协会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。
　　第十五条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。
　　第十六条 本会授权委托书、法定代表人证明书由会长批准开具；介绍信、证明书等由秘书长批准后开具，并由专人保　　管留底备查。
　　第十七条 本制度经理事会审议通过后生效，并由理事会负责解释。